Fórmulas e funções básicas do Excel

O Microsoft Excel é o aplicativo mais comum usado para cálculos e apresentação visual de dados. O Excel torna possível automatizar até os cálculos mais complexos. Conhecer as fórmulas e funções básicas deste programa permite realizar todas essas tarefas com muito mais rapidez. É muito útil usar fórmulas quando um grande número de ações do mesmo tipo com muitas operações são executadas. Um usuário iniciante do MS Excel não precisa conhecer todas as funções internas deste aplicativo, existem muitas delas. Basta ter uma ideia das principais funções e utilizá-las na prática. Isso aumentará muito a eficiência de trabalhar com o Excel.
Qual é a diferença entre uma função e uma fórmula no Excel?
Maneiras de inserir fórmulas
Fórmula de soma
Fórmula média
Fórmula para contar o número de células
IF booleano
Função para remover espaços extras do texto
Uma função para encontrar o valor máximo e mínimo

Qual é a diferença entre uma função e uma fórmula no Excel?

Existem duas maneiras de realizar cálculos no Excel – fórmula e função.

Uma fórmula é uma expressão que calcula os valores de um intervalo de células ou de uma única célula. Por exemplo, =C1+C2+C3+C4 é uma fórmula que calcula a soma do intervalo de células de C1 a C4.  Fórmula no Excel
A célula C5 da figura contém uma fórmula que soma os valores das células do intervalo.

Uma função é uma fórmula pronta que é incorporada ao Excel. Ele salva o usuário da entrada manual demorada da fórmula. Cada função tem seu próprio nome, que é o mesmo que ela faz. Por exemplo, a função = SUM(C1:C4) calcula a soma do intervalo de células de C1 a C4.  Função Excel
Cada função consiste em um nome e um argumento. O nome da função é, na verdade, o nome da fórmula que realizará determinados cálculos. Após o nome da função, seus argumentos, ou seja, os parâmetros da função, são escritos entre colchetes. Os argumentos podem ser de diferentes tipos, por exemplo, lógico, texto, numérico.

Uma fórmula pode consistir em uma ou mais funções. Para escrever uma fórmula, você precisa clicar duas vezes na célula que conterá o valor calculado da fórmula. Em seguida, escreva um sinal de igual e uma expressão que irá calcular o valor da célula.

Maneiras de inserir fórmulas

Existem várias maneiras de inserir fórmulas no Excel. Cada um deles tem suas próprias vantagens.

  1. A inserção usual de uma fórmula dentro de uma célula. Para utilizar este método, posicione o cursor na célula onde será localizado o resultado da fórmula. Digite um sinal de igual e insira a fórmula. Ao usar funções, comece a digitar o nome da função. O Excel oferecerá uma lista de funções começando com essas letras. Selecione a função desejada e pressione a tecla Tab. Digitando o nome da função
  2. Inserindo uma função na aba “Formulas”. No menu principal do Excel, abra a guia “Formulas”. Pressione o botão ” Insert Function “. Aparecerá uma janela com uma lista de funções, na qual você deve selecionar a função desejada. Clique OK. Inserindo uma função
  3. Selecionando a função desejada do grupo de funções na aba “Formulas”. Essa maneira rápida de selecionar a função desejada é útil se você souber de que tipo de função precisa: financeira, lógica, matemática e assim por diante. Vá para a guia “Formulas”, clique no grupo ao qual a função pertence e selecione-o na lista fornecida. Aba Fórmulas
  4. Usando o botão “AutoSum”. Este botão está na guia “Formulas” e na guia “Home”. Depois de clicar nele, aparecerá uma lista das funções usadas com mais frequência, por exemplo, soma, média, máximo, mínimo.  Botão AutoSum
  5. Cole da lista de funções usadas recentemente. Se você usou a mesma função com frequência recentemente, você pode selecioná-la na lista de funções usadas recentemente. Para fazer isso, abra a guia “Formulas” e clique no botão ” Recently Used “. Em seguida, selecione a função desejada na lista proposta. Usado recentemente

Estas são as formas mais comuns de inserir funções. Use qualquer um deles, dependendo das circunstâncias de uso da função, e então você poderá inserir funções em seus cálculos da maneira mais eficiente possível.

Fórmula de soma

Esta fórmula é usada com muita frequência no Excel. No caso mais simples, o sinal de mais + pode ser usado para calcular a soma do conteúdo das células da tabela. Por exemplo, vamos encontrar a soma das células B2, B3 e B4. Para isso, posicione o cursor na célula onde estará localizado o valor total e digite o sinal de igual = nela. Em seguida, clique com o botão esquerdo na célula B2, clique no sinal +, clique na célula B3, clique no sinal +, clique na célula B4 e pressione a tecla Enter.  Encontre a soma
Depois de pressionar Enter, o valor da soma aparecerá na célula final. Tudo é muito simples, mas, via de regra, ninguém usa esse método em tais cálculos, porque existe um método mais rápido e fácil.
Para automatizar o cálculo da soma dos dados no Excel, existe uma função especial que faz isso automaticamente. Esta função é chamada SUM. Está escrito assim: =SUM(número1;número2;…), onde número 1, número 2 e assim por diante são os endereços das células a serem somadas. Se um intervalo de células for usado, dois pontos serão colocados entre a primeira e a última célula do intervalo. Por exemplo, você pode usar esta fórmula SUM(В2:В6;B7:B9;B12). SUM Fórmula
Para utilizar esta fórmula, coloque o cursor na célula final, digite nela a combinação SUM(B2: B6; B7: B9; B12) e pressione a tecla Enter.

Para somar células consecutivas, você pode usar a função de soma automática, localizada no menu Excel nas guias “Home” e “Functions”. Função de soma automática
Basta selecionar o intervalo de células na coluna que você deseja somar com o mouse e clicar no ícone de soma automática. Abaixo do intervalo selecionado, aparecerá o valor da soma de todas as células.

Fórmula média

Todo aluno sabe que para encontrar a média aritmética de vários números, é necessário somar e dividir pelo número de termos. Por exemplo, vamos encontrar a média aritmética das células no intervalo de B2 a B4. Colocamos um sinal de igual na célula final e escrevemos a fórmula: = (B2 + B3 + B4) / 3 e pressionamos a tecla Enter. Find the arithmetic mean
O valor da média aritmética aparecerá na célula final. Este método é bastante complicado e ineficiente. Felizmente, o Excel tem uma função especial para calcular a média aritmética. Em geral, fica assim: = AVERAGE (primeira célula do intervalo:última célula do intervalo). Então, neste exemplo, a função ficaria assim: =AVERAGE(B2:B4).  AVERAGE formula
Da mesma forma, você pode calcular a média aritmética em uma linha da tabela.

Usando esta fórmula, você pode encontrar a média aritmética não apenas para células consecutivas. Você também pode calcular a média de intervalos individuais. Por exemplo, =AVERAGE(A1:C1;E1:H1).

Fórmula para contar o número de células

Muitas vezes, ao trabalhar com tabelas, você precisa contar o número de células. Para isso, o MS Excel possui uma função especial COUNT. Esta função conta o número de células no intervalo especificado. E apenas células com um valor numérico. Por exemplo, para contar as células numéricas de uma coluna no intervalo B2 a B7, use a seguinte fórmula: =COUNT(B2:B7) COUNT function
Observe que o número total de células no exemplo será 5 porque o intervalo contém uma célula não numérica. Você pode usar vários intervalos nesta fórmula separando-os com um ponto e vírgula. Por exemplo, =COUNT(B2:B7;D4:D6).

A fórmula COUNTA é usada para contar o número de células não vazias de qualquer tipo. Por exemplo, a fórmula =CONTA(B2:B7) no exemplo acima retornaria um valor de 6.

IF booleano

Esta função é usada para testar algumas condições e retornar resultados dependendo se a condição que está sendo testada é verdadeira ou não. Em tais fórmulas, não apenas números podem ser usados, mas também texto, outras funções e assim por diante. Em geral, a função IF é assim: = IF (expressão lógica; valor se verdadeiro; valor se falso).

Por exemplo, vamos verificar o conteúdo da célula B2. Se seu valor for maior que 40, escrevemos “maior” na célula final. Se for menor que 40, coloque a palavra “menos” na célula final. A fórmula ficará assim: =IF(B2>40;”maior”;”menos”). Boolean IF
Observe que os argumentos de texto na fórmula são escritos entre aspas para que o programa reconheça corretamente o texto.

O Excel permite que você use funções IF aninhadas. Em geral, essa fórmula pode ter a seguinte aparência: =IF(expressão lógica; valor se verdadeiro; IF (expressão lógica; valor se verdadeiro; valor se falso)). Aqui duas condições são verificadas. Se a primeira condição for verdadeira, o resultado do primeiro argumento será escrito; se for falso, a fórmula verificará a próxima condição.

Função para remover espaços extras do texto

Espaços extras não são incomuns ao usar valores de texto de célula. Especialmente se você copiar informações em uma tabela de outras fontes. Espaços extras no texto não apenas parecem desordenados, mas também podem levar a erros quando essas células são usadas como argumentos em fórmulas. Para remover espaços extras no Excel, existe uma função especial TRIM.

Considere um exemplo. A tabela fornecida tem uma coluna com nome e sobrenome. Na primeira célula, o valor é escrito sem espaços extras, na segunda célula, o espaço está no início do texto, na segunda célula, o espaço extra está entre as palavras, na terceira célula, o espaço está no o final da frase. Vamos remover esses espaços para que o valor de todas as células seja igual ao valor da primeira célula da coluna. Na próxima coluna, coloque o número de caracteres na célula.  Remover espaços extras
Vamos colocar os resultados da fórmula na coluna A. Para fazer isso, na célula A1, escreva a fórmula =TRIM(B1). Arraste para baixo o canto inferior direito da célula da fórmula para copiá-la para as células subsequentes na coluna. Observe que os espaços extras serão removidos. Function TRIM
Copie os resultados para a coluna original ou exclua a coluna original. Observe que esta função não remove espaços não separáveis.

Uma função para encontrar o valor máximo e mínimo

Como os nomes das funções indicam, elas encontram o valor mínimo e máximo na lista de argumentos ou dentro de um determinado intervalo. Em geral, essas funções são assim:
=MAX( número1, número2, …)
=MIN( número1, número2, …)
Como regra, a fórmula especifica os intervalos de células entre os quais você deseja pesquisar o número máximo ou mínimo.

Essas funções levam em consideração apenas as células que contêm números e, por exemplo, texto ou linhas vazias são ignoradas. Se o intervalo de células especificado não contiver números, essas funções retornarão um valor zero.

Considere um exemplo. Encontre o valor máximo na coluna especificada. Function MAX

  1. Posicione o cursor na célula onde será localizado o resultado da função.
  2. Escreva uma fórmula =MAX(C2:C9)
  3. Após pressionar a tecla Enter em uma determinada célula, o resultado da fórmula aparecerá.  Valor máximo

A função MIN funciona de forma semelhante.

Consideramos uma lista longe de completa de todas as funções do Excel. É uma ferramenta tão poderosa que é impossível cobrir todos os recursos, mesmo que superficialmente, em um artigo. No entanto, a capacidade de usar até mesmo esse pequeno número de funções básicas permite que você trabalhe com tabelas com muito mais eficiência.

E, claro, não se esqueça de criptografar documentos confidenciais do Excel. Especialmente se você não for o único com acesso aos seus arquivos. Mesmo que você perca a cifra, programas especiais o ajudarão a remover senha Excel.